Als ik ‘s ochtends vroeg over de snelweg richting mijn opdrachtgever rijd, zie ik om mij heen volop busjes. Bedrijfsbusjes vol met gereedschap, materialen, ladders en wat er meer nodig is om klussen op locatie geklaard te krijgen. Voor half zeven ‘s ochtends lijkt de weg van hen.

Ik voel me weleens uit de toon vallen op dat vroege tijdstip. Rijdend in een gewone personenauto, op het oog slechts uitgerust met een laptop en een paar boterhammen, ben ik op pad. Net als de bestuurders van de bedrijfsbusjes, alleen is als projectleider mijn gereedschap een stuk minder zichtbaar. Toch sjouw ik dagelijks een hele uitrusting met me mee.

Iedere projectleider die effectief wil zijn heeft tools nodig. Projecten zijn doorlopend in beweging. Dat betekent dat er gedurende een project regelmatig gemeten, onderhoud gepleegd of gerepareerd moet worden. De volgende vijf instrumenten gebruik ik regelmatig en maken daarom deel uit van mijn standaard uitrusting.

Een kompas – Een project heeft een duidelijk einddoel. Toch gebeurt het nogal eens dat er door onverwachte gebeurtenissen, scope creep of grillige besluitvorming een omleidingsroute wordt ingeslagen. Het is dan de taak van de projectleider om te doen wat er nodig is, maar tegelijkertijd goed richting te houden. Het regelmatig raadplegen van het kompas voorkomt te ver afdwalen van het pad dat naar de eindbestemming leidt.

Een blaasbalg – Een project opstarten of aan de gang houden met een uitgeblust projectteam is taai. Een belangrijke taak van een projectleider is om het vuur in het team aan te blazen en aan te houden. Realistisch enthousiasme werkt aanstekelijk en teams waarin het vuur is opgestookt krijgen meer voor elkaar. Overigens is de blaasbalg ook nuttig om in onvermijdelijke stressperiodes wat koelte toe te blazen.

Meetinstrumenten – Een scherp gevoel van wat er speelt bij stakeholders is belangrijk om effectieve interventies te kunnen doen. Een goede thermometer is daarvoor onontbeerlijk. In tijden van hectiek hebben projectteams nog weleens de neiging om naar binnen te keren. Het is dan aan de projectleider om alert te blijven en vinger aan de pols te houden bij de omgeving. In geval van weerstand kan een multimeter van pas komen. Weerstand is een symptoom en het is belangrijk vast te stellen waar het op duidt. Zonder een goede diagnose is het lastig om een passende interventie in te zetten.

Een hamer – Besluitvorming is nog weleens ingewikkeld binnen projecten. Niet alleen op Stuurgroepniveau, maar ook binnen projectteams zelf. Wat is de beste manier om iets aan te pakken? Moeten we nu al actie nemen of kijken we het nog even aan? Een goede projectleider laat discussies niet eindeloos doormodderen, maar tikt beslissingen na ampel beraad resoluut af.

Een spiegel – In veel projecten treedt onherroepelijk een moment op waarop het niet zo lekker loopt. Zeker als houding en gedrag van een teamlid of stakeholder daar aan ten grondslag ligt, kan dit een drempel zijn om het ongemak te adresseren. In dat geval is het aan de projectleider om een spiegel voor te houden. Door te benoemen wat je ziet en te toetsen of dit klopt, kan een spiegel als breekijzer dienen. Het helpt het onbespreekbare bespreekbaar te maken en adequate maatregelen te nemen.

Projectleiders rijden weliswaar (meestal) niet in een klusbus, maar het is een ambachtelijker beroep dan je wellicht zou denken. Ik ben erg benieuwd welke andere gereedschappen collega-projectleiders tot hun standaarduitrusting bestempelen.