We praten er niet graag over, maar het overkomt de meesten van ons wel een keer:

Het gevoel dat je het niet aan kunt. Dat je niet in control bent.
Dat je het niet meer scherp ziet en stress, onrust of paniek het overnemen.
Gewoon omdat je niet meer waar je moet beginnen, hoe je de klus geklaard moet krijgen.

Hoe kom je dan weer terug in je ‘mojo’?

Overbelast of overweldigd?

Voor het bepalen van de juiste oplossing is het belangrijk om eerst jezelf de vraag te stellen: ben ik overbelast of overweldigd (of beide…)?

Overbelasting is min of meer objectief te meten: er ligt gewoonweg teveel werk.

In dat geval zijn er 4 mogelijke oplossingen:
1. Meer tijd
2. Meer mensen
3. Beperk de scope
4. Accepteer een mindere kwaliteit.

Overweldiging is subjectiever. Het gaat niet over de hoeveelheid werk, maar over het gevoel dat je erbij hebt.

Controle terugkrijgen

Overweldigd zijn is een stress reactie. Ongeacht de hoeveelheid werk: het is je teveel en je hebt geen idee meer waar te beginnen. In dat geval kunnen de volgende stappen je helpen je gevoel van controle weer terug te krijgen:

1. Vertraag. Haast vergroot alleen maar het gevoel van niet in control zijn. “Slow down to speed up”

2. Reflecteer. Plaats in perspectief wat je te doen hebt. Je zult daarbij zien dat de minder belangrijke to do’s langzaam naar de achtergrond verschuiven.

3. Maak keuzes. Er is altijd één ding dat de meeste urgentie heeft. Kies daarvoor. En misschien zijn er ook een tweede en derde die daarna volgen. Maak een keuze voor de Need-to-haves en laat de nice-to-haves voor nu helemaal los.

4. Delegeer. Leg taken bij andere projectteam leden neer, zodat jij weer de ruimte creëert voor de helderheid en het overzicht waar je voor ingeschakeld bent.

5. Geef voorrang aan zorg voor jezelf: eet gezond, beweeg genoeg en spreek af met vrienden en familie voor support.

Eerste Hulp Bij Overweldiging

Raak je acuut verlamd door een gevoel van overweldiging? De volgende Eerste Hulp Bij Overweldiging-routine heb ik ooit geleerd. Het helpt me nog steeds als ik even geen overzicht meer heb:

• Maak op een wit A4-tje een lijst met alles wat bijdraagt aan een gevoel van overweldigd zijn (dat kan binnen en buiten het werk zijn!)
• Lees het door en streep alles eraf wat triviaal of onbelangrijk is.
• Pak een nieuw A4-tje en schrijf daarop alles wat 24 uur kan wachten. Dat wordt de lijst voor morgen.
• Ga nog een keer door de eerste lijst en highlight alle kleine taakjes die je met een acceptabel resultaat binnen 5 minuten af hebt.
• Spendeer hier 20 minuten aan (zet een timer!)
• Kies daarna de taak waar je het liefst aan werkt (NB: dus niet per se de taak die de meeste prioriteit heeft!)
• Werk hier 40 tot 50 minuten aan en neem dan een pauze van minstens 15 minuten
• Herhaal bovenstaande stappen twee of drie keer.

Het resultaat?
Alle kleine taakjes zijn verdwenen.
Je hebt goede voortgang geboekt op een paar substantiële taken en – het allerbelangrijkste – je krijgt een gevoel van controle over je werklast.