Projectmoeheid is een symptoom. En zoals bekend leidt symptoombestrijding zelden tot duurzame verbetering van klachten en hebben placebo’s hooguit tijdelijk effect. Dat geldt ook bij projectmoeheid. Daarom is het voor je in actie komt, belangrijk een heldere diagnose te stellen. Wat zit er achter die zwaarte? Hoe komt het dat er geen goede vibe in dit project hangt? Wat moeten we anders doen om (weer) te kunnen vlammen?

Daarover ging mijn vorige artikel. Ik eindigde met een optimistische boodschap: projectmoeheid valt te voorkomen en te genezen. Maar pas op: het stellen van een diagnose is weliswaar belangrijk om de oorzaak te begrijpen, maar het is niet de bedoeling om in het probleem te blijven hangen. Alleen oplossingsgerichte actie brengt de energie terug in het project. Een goed getimed kuurtje zorgt dat een project met positieve pit verder kan.

Waar kan zo’n kuur uit bestaan? Ik noem vier ingrediënten.

1. Breng een beweging op gang

Een project is geen opeenstapeling van projectfasen en -producten. Een project is een vehikel om een verandering mee te implementeren. Die verandering kan een wijziging zijn in de organisatiestructuur, een nieuwe manier van werken of een ander softwaresysteem.

Om beweging te brengen moet je een beweging creëren: een community rondom een aanstekelijk veranderverhaal, met een gedeeld doel. Dat verhaal is niet alleen bestemd voor de mensen binnen het project, maar voor iedereen die betrokken is.

Wij mensen zijn gevoelig voor verhalen; een droge PowerPoint met projectdoelen heeft niet hetzelfde effect op ons brein en op onze motivatie als een helder veranderverhaal. Als een organisatie moet veranderen, dan betekent het dat mensen moeten veranderen. En om in beweging te komen willen wij de betekenis van een verandering en de weg daar naartoe kunnen begrijpen.

Het veranderverhaal is de rode draad van het project, maar de interactie daar omheen is minstens zo belangrijk. Blijf in dialoog, blijf benaderbaar, sta open voor zorgen en suggesties, maar maak het ook leuk: verzin creatieve manieren om mijlpalen breed te vieren, introduceer bijvoorbeeld een projectmascotte of -avatar of zorg voor een herkenbare ‘themesong’ waarmee je grotere bijeenkomsten start. Uiteraard leent niet elke verandering zich voor vrolijke intermezzo’s, maar er is altijd een manier te bedenken om het luchtiger en energieker te maken.

2. Manage niet alleen naar onder, maar ook naar boven en opzij

In de hectiek van een project bestaat de neiging om vooral naar onder, naar de projectmedewerkers, te sturen. Maar vergeet als projectleider niet het hogere management en je peers te managen!

Het hogere management is vooral geïnteresseerd in de betekenis van de verandering voor de strategische doelstellingen van de organisatie. Bij de voorbereiding van besluitvorming of communicatie over het project is het daarom belangrijk daarop te focussen. Technische- of procesdetails zijn voor deze groep minder interessant.

Peers zijn je horizontale gelijken binnen de (lijn)organisatie. Vaak is dit het middelmanagement in organisaties. Zij maken zich zorgen over vragen als: hoe bereid ik mijn personeel voor op de verandering? Hoe zorg ik dat de winkel tijdens de verbouwing gewoon open kan blijven? Welke gevolgen zijn er voor inzet, planning, kwaliteit, et cetera. Deze groep heeft behoefte aan praktische en tijdige informatie over de consequenties, de aanpak en de ondersteuning.

Zorgvuldig naar boven en opzij managen bevordert betrokkenheid en helpt vlotte besluitvorming te bevorderen en weerstand te beperken.

3. Stel oplossingsgerichte vragen in plaats van probleemgerichte

Herken je dit? Er is een probleem gemeld en er vliegen vragen over tafel als: “Hoe komt dat?”, “Wiens schuld is het?”, of: “Hoe heeft dit kunnen gebeuren?”

Dat er problemen optreden in projecten is bijna een natuurwet. Het is daarom belangrijk dat er geen enkele drempel bestaat om problemen te melden. En als daar bovenop nog een veilige cultuur is waarin geleerd wordt van problemen en fouten, dan gaat een project vliegen.

Helaas krijgt de melder het in de praktijk vaak zwaar voor de kiezen, waardoor hij het probleem misschien net even te lang onder de pet houdt. En de sfeer wordt er vaak ook niet beter van. Er is echter een andere manier van omgaan met problemen; een manier die eenvoudig is te introduceren. Het begint met een shift in de manier waarop vragen worden gesteld.

“Hoe zou je willen dat de situatie eruitziet?”
“Welke stap kunnen we nu zetten om daar te komen?”
“Wat kunnen we vanaf nu anders doen om deze situatie te keren?”
“Wat leren we van deze situatie?”

Voel je het verschil? De eerste set vragen nodigt uit tot defensieve reacties en verwijten over en weer. In de tweede set maken de oplossingsgerichte vragen dat er een beroep wordt gedaan op collectieve, constructieve intelligentie.

Het geeft een heel andere vibe in je project. Zoek naar problemen en je gaat ze vinden. Maar zoek naar oplossingen en mensen zullen ze aandragen.

4. Maak progressie zichtbaar

We beseffen ons vaak onvoldoende dat het implementeren van veranderingen lijkt op het keren van een schip. Als je in de stuurhut of op het voordek staat zie je de draai die het schip maakt. Op het achterdek duurt het echter een stuk langer voor er verandering te zien is.

Dat kan leiden tot scepsis, of zelfs afhaken van de mensen op het achterdek, omdat “het toch allemaal zo’n vaart niet loopt”. Het is aan jou als projectleider om iedereen bij de les te houden en de beweging te laten zien. Niet in technische dashboards of voortgangsrapportages maar op een beeldende, voelbare manier. Laat gebruikers aan het woord die al wel betrokken zijn bij de ontwikkeling, bouw een proof of concept of een zandbak omgeving waarin mensen kunnen experimenteren, neem een filmpje op van wat er gebeurt op de projectvloer.

Dit zijn maar vier voorbeelden van ingrediënten waarmee je pit in je project kunt blazen, maar er zijn er uiteraard nog veel meer te noemen. Ik ben benieuwd, hoe zorg jij dat je de energie in het project houdt? Ik lees het graag in de comments hieronder!

Like De Implementatiedokter op Facebook voor een dagelijkse dosis inspiratie