Het zal je gebeuren. Je bent lijnmanager. Je hebt na veel investeren, bouwen en ontwikkelen een professioneel team dat goed op de rit staat. En dan moet er iets nieuws komen in de business. Er moet iets ontwikkeld worden dat onmogelijk alleen met je eigen mensen kan. Er zijn meerdere disciplines nodig; zelfs deskundigheid die niet in huis is. En voor je het weet ben je opdrachtgever van een project.

Het is veel lijnmanagers overkomen en het gebeurt nog elke dag. Steeds meer ontwikkelingen worden projectmatig aangepakt. En voor je het weet heb je er als lijnmanager-die-zijn-team-zo-mooi-op-de-rit-had een baan bij. Want een behoorlijk deel van je werktijd wordt verspijkerd aan opdrachtgeverschap. Stuurgroeplidmaatschap. Het aansturen van gelegenheidsteams. Meer verantwoordelijkheid en – vaak – meer gedoe.

Een goede opdrachtgever is een vaak onderschatte factor voor projectsucces

Elk project is gebaat bij heldere besluitvorming, gevoeld eigenaarschap bij de stakeholders en naadloze aansluiting op het gewenste business resultaat.

Maar juist omdat opdrachtgeverschap voor veel lijnmanagers een bijbaan is, gaat het hier nog weleens mis. Best logisch, want ga er maar aan staan. Vaak heb je niet slechts één project, maar heb je voor je het weet een heel portfolio onder je hoede. Dat is een veelomvattend en ingewikkeld geheel om te overzien. Om het maar niet te hebben over agendakrapte.

Hoe ben je als opdrachtgever effectief met je schaarse tijd? Waar stuur je op? Hoe ver reikt jouw verantwoordelijkheid?

Het begint allemaal met bewustzijn van de rol die de situatie van je vraagt. Zodra je uit de waan van de dag wordt gehaald en er een beroep op je wordt gedaan als opdrachtgever, betekent dat schakelen. Opdrachtgeverschap bestaat in feite uit drie deel-rollen. Dat klinkt ingewikkelder dan het is, want als je per situatie beseft welke deel-rol je hebt én wat jij nodig hebt, maak je het voor jezelf een stuk eenvoudiger.

1. Tolk – vertaler

Als opdrachtgever bewaak je dat het projectresultaat ondersteunend is aan de business. Projectteams hebben de neiging om door een sleutelgat naar de wereld te kijken. Het project is simpelweg hun nummer 1 focus. Dat wil je ook.

Als opdrachtgever voeg je kwaliteit toe door het grotere perspectief te zien. Door alert te blijven of de beoogde resultaten van het project (‘deliverables’) het gewenste effect gaan hebben voor de business. Of dat er bijgestuurd moet worden om aansluiting te houden.

2. Verbinder

Als verbinder deel je met collega-belanghebbenden het ‘waarom’ en het belang van het project. Dit is de meetlat waar je met elkaar (detail)beslissingen op neemt. Maar daar eindigt je rol als verbinder niet. Naast het verbinden van de belanghebbenden aan het doel, bevorder je hun eigenaarschap; je stimuleert ze om een specifieke bijdrage aan te leveren. In je eentje kun je eenvoudigweg niet het hele veld overzien. En dat moet je ook niet willen.

Zonder deze gedeelde verantwoordelijkheid ontstaat het risico dat je als opdrachtgever een sherpa wordt in plaats van een gids. Dat wil je voorkomen.

3. Leider

Als opdrachtgever doe je jezelf een groot plezier door de projectleider een heldere verantwoordelijkheid te geven. Voorkom dat je gaat micromanagen en taken uitvoert waar een projectleider je nu juist in hoort te ontzorgen. Leiderschap van de opdrachtgever bestaat uit helder zijn over je verwachtingen. En expliciet zijn in wat je nodig hebt om jouw verantwoordelijkheid te kunnen invullen.

In de praktijk betekent dit: maak afspraken en zorg ervoor dat die voor jou zo goed mogelijk werken. Ofwel: hoe kun je met minimale inspanning, maar ook met voldoende controle en bijsturingsmogelijkheden je rol uitvoeren?

Vragen die daarbij behulpzaam kunnen zijn:

• Hoe en waarover wil je geïnformeerd worden? (Het is een misvatting dat je je als opdrachtgever altijd door lijvige rapportages heen moet worstelen, als je liever op een andere manier informatie verwerkt!)
• Tot waar heeft de projectmanager vrije beslis- en ‘scharrel’- ruimte en waar wil je eerst geraadpleegd worden?
• Hoe wil je dat besluiten aan je worden voorgelegd?
• Welke manier van escaleren werkt het best voor je?

De belangrijkste voorwaarde voor een succesvolle samenwerking tussen opdrachtgever en projectleider is vertrouwen en transparantie. Dat betekent dat je als opdrachtgever ook eisen kunt stellen aan de manier van communiceren, van rapporteren. Maar bijvoorbeeld ook aan het gebruik van toegankelijk taalgebruik zonder jargon, zodat alle stuurgroepleden goed begrijpen wat er speelt. Want bij deze vorm van duidelijkheid is elk project gebaat.