Als zelfstandig projectleider voel ik me vaak een soort bij. Ik kom op veel plekken, zie daar wat werkt en wat niet werkt. Die kennis neem ik mee en daar bestuif ik mijn volgende project weer mee. Zo neemt bij ieder project mijn waarde toe voor een volgende organisatie.

Zoals bekend gaat het niet best met de bij. Maar met de bijensoort extern projectleider lijkt het daarentegen prima te gaan. Ik kom mijn soortgenoten in ieder geval overal tegen. Ik kan me voorstellen dat vooral de bestuivingsfactor voor organisaties aantrekkelijk is. Toch ben ik weleens verbaasd dat opdrachtgevers ons externe werkbijen niet beter benutten. Want, om maar in deze flauwe metafoor te blijven, naast louter bestuiven kunnen bijen ook andere nuttige bijproducten opleveren (pun intended).

Aan de andere kant zie ik externen ook weleens volledig los drijven van de organisatie. Ze werken op eigen houtje, houden in hun aanpak geen rekening met de context van de organisatie of zijn onvindbaar door allerlei onduidelijke afspraken. Met als gevolg dat de resultaten teleurstellen. En dat een organisatie zich een volgende keer eerst achter de oren krabt alvorens weer een externe werkbij in te huren.

Daarom geef ik vanuit mijn externe rol graag tien tips aan opdrachtgevers over hoe ze meer uit onze samenwerking kunnen halen.

1. Kijk in de selectie van externe medewerkers breder dan alleen naar de gevraagde competenties. Bevraag kandidaten ook op andere vaardigheden en ambities. Dat is bijvangst die heel nuttig kan zijn binnen je organisatie!

2. Zorg voor een vlotte onboarding procedure. Voor externen moeten vrijwel dezelfde praktische zaken geregeld worden als voor nieuwe medewerkers. Toch gebeurt het regelmatig dat de eerste (declarabele!) dagen van externen in het teken staan van het regelen van pasjes, autorisaties en een werkplek. Zonde.

3. Maak vooraf heldere output- of resultaatsafspraken en leg tussentijdse meetmomenten vast. Dat geeft aan beide kanten helderheid.

4. Benut de verwonderpunten van een verse externe. Iemand van buiten die jouw organisatie van zo dichtbij leert kennen, kan moeiteloos benoemen waar verbeterpotentieel zit. Het is voor jou als opdrachtgever alleen maar een kwestie van het net ophalen en kijken of je er iets mee wilt.

5. Wees helder over verwachtingen en kaders. Is het de bedoeling dat de externe mee gaat naar het afdelingsoverleg of naar een training? En hoe zit dat met een afdelingsborrel of -uitje? En wat als hij daar dan uren voor in rekening brengt? Voor een opdrachtgever lijkt het misschien duidelijk, maar expliciete afspraken vooraf kunnen pijnlijke of ingewikkelde situaties voorkomen.

6. Scheer interne en externe medewerkers niet te veel over één kam. De kracht van de externe is dat hij van buiten komt en geen bedrijfsblindheid heeft. Hoe sneller hij ingekapseld wordt in de bedrijfsstructuren en -cultuur, hoe sneller die toegevoegde waarde verwatert.

7. Geef de externe projectleider vertrouwen op inhoud. Je huurt als organisatie een deskundige in om een specifieke klus (het ‘wat’) te klaren. Vaak heeft de projectleider al de nodige ervaring met soortgelijke projecten. Laat in dat geval het ‘hoe’ zoveel mogelijk over aan de externe als ervaringsdeskundige.

8. Voorkom dat de kennis, ervaring en feedback met de externe de deur uit lopen. Organiseer een exit gesprek. Maak borging, overdracht en vindbaarheid van opgeleverde documenten onderdeel van de resultaatafspraken aan het begin van de opdracht.

9. Na een prettige samenwerking is een tevreden externe duurzaam een goede ambassadeur voor je organisatie. En dat is handig. Het draagt bij aan het imago van jouw organisatie als goede plek om te werken.

10. Tenslotte: huur als goed opdrachtgever alleen externe mensen in die goed opdrachtnemerschap hoog in het vaandel hebben!