Projecten worden vaak beschouwd als een heilige graal waarmee je snel en gecontroleerd resultaat boekt. Ik zie het in veel organisaties terug: steeds meer klussen krijgen het stempel Project, met als gevolg dat medewerkers rennen van kick-off naar stand-up. Niet vreemd, dat ik in mijn programma voor projectleiders steeds meer mensen spreek met symptomen van projectmoeheid.

Vehikel

Natuurlijk, projecten zijn een prima vehikel om beweging op gang te brengen in organisaties. Om nieuwe oplossingen, werkwijzen of gedrag te implementeren. Wat een project als structuur zo geschikt maakt, is dat het buiten de reguliere lijn wordt georganiseerd. Dat er een maatwerk structuur wordt gemaakt waarbinnen het wordt aangepakt. Interdisciplinair met een duidelijke opdracht en deadlines. Succes gegarandeerd, zou je zeggen!

Hijgerigheid

Maar waar dat fout gaat, is op de plekken waar zo’n overvloed aan projecten is, dat de menselijke maat onder druk komt te staan. Waar zo hard op mijlpalen, deadlines en deliverables wordt gestuurd dat er een sfeer van hijgerigheid hangt en mensen in en om het project zich uitsluitend nog ‘resource’ voelen.

Toch ken je vast ook wel die projecten waarin een ‘vibe’ heerste die maakte dat iedereen betrokken was. Dat medewerkers van alle afdelingen met de handen aan de ploeg stonden. Dat de dagen evengoed lang en hectisch waren, maar de sfeer goed bleef. Dat tegenslag niet zorgde voor moedeloosheid, maar voor gezamenlijk doorzettingsvermogen, voor vechtlust zelfs. Dit zijn de projecten waar je jaren later nog met genoegen naar terug kijkt. Waarbij je trots bent op jouw aandeel en op de enorme klus die je met elkaar geklaard hebt.

Het verschil zit in de bezieling van het project.

Mensenwerk

Wat maakt een project een bezield project? Het is eigenlijk best eenvoudig. Projecten zijn mensenwerk. En door daar in je structuur en je aanpak rekening mee te houden geef je weer ruimte aan de menselijke factor. Waardoor mensen vanuit betrokkenheid, inspiratie en hun wens om positief verschil te maken kunnen deelnemen.

Projecten zijn mensenwerk. Geef mensen ruimte deel te nemen vanuit betrokkenheid, inspiratie en hun wens om positief verschil te maken

Ik noem drie factoren die het verschil maken tussen een project als productiebedrijf en een project met soul:

1. Purpose

Geen teamlid zal harder gaan lopen voor een project met als doel een businesscase te realiseren. Of met als enig bestaansrecht meer waarde voor aandeelhouders te creëren. Of waarbij het Grote Waarom volledig onduidelijk is, omdat hij alleen maar wordt ingevlogen om zijn stukje op te leveren.

Plaats het project in de grotere context. Maak duidelijk hoe het project waarde creëert voor de organisatie, de klant of de gebruiker. Wat is het hoger gelegen doel van het project? Hoe maakt het resultaat van het project de organisatie beter, innovatiever of veiliger? Kortom: hoe maakt het positief verschil?

Mensen die het doel kennen, er in geloven én weten hoe hun handelen helpt om dat doel te bereiken zijn voor projecten van onschatbare waarde.

2. Aandacht

Ken je de Slow beweging? Dit is een tegenbeweging tegen het alsmaar versnellen en de veronderstelling dat sneller altijd beter is. Het is een pleidooi voor meer aandacht en kwaliteit.

Ook voor projecten geldt dat het goed is om regelmatig bewust te vertragen om te kunnen versnellen. Niemand bereikt meer zingeving, winst of creativiteit door de druk steeds verder op te voeren; door meer targets, strakke deadlines en stress.

Wil je dat het geheel van het project meer wordt dan de som der delen? Vertraag en heb aandacht voor de omgeving, voor de mensen in en om het project en voor de weg richting het gewenste resultaat. Creëer ruimte voor dialoog, experimenteren en reflecteren. Zo bevorder je bewuste, geïnspireerde en goed doordachte actie, wat uiteindelijk het resultaat (en het welbevinden van iedereen die betrokken is!) ten goede komt.

3. Partnerschap

Het is de rol van de projectleider om te zien wat er nodig is om beweging te brengen en het project op koers te houden: het formuleren van het ‘wat’. Het is aan de teamleden om vervolgens vanuit hun expertise het ‘hoe’ te bepalen. Dat is geen hiërarchie, maar een partnerschap. Ze staan samen aan dezelfde kant en de basis is vertrouwen in elkaars rol. Een projectleider staat niet boven zijn teamleden, maar er tussenin. Of het team nu virtueel is of fysiek dicht bij elkaar zit.

Dat partnerschap eindigt niet bij de randen van het project. Een bezield project is geen select gezelschap dat met elkaar in isolatie een plan uitwerkt. Het heeft eerder de kenmerken van een sociaal netwerk of een gemeenschap met een gezamenlijk doel. Dus worden ook klanten of eindgebruikers als partner van de verandering erkend en betrokken, om zo met een bezield project een bezield resultaat te halen.